April 29

Evernote im praktischen Einsatz

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Hallo zusammen, heute möchte ich mit euch meine bisherigen Erfahrungen zum praktischen Einsatz von Evernote teilen.

Was ist Evernote überhaupt?

Laut Wikipedia ist Evernote eine Software- und Webanwendung, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen, Dokumenten und Fotos in verschiedenen Formaten unterstützt.

Definition von Evernote auf Wikipedia

Wofür verwende ich Evernote?

Evernote ist quasi mein zweites Gedächtnis und hilft mir dabei den Überblick bei größeren Projekten zu behalten. Nicht umsonst ist das Logo von Evernote ein Elefant.

Hier sammle ich alle Informationen und Dokumente, die ich nicht ständig brauche, allerdings bei Bedarf schnell finden kann.

Da die Server von Evernote in Amerika stehen, lege ich nur Dateien ab, bei denen ich keine Sorgen hinsichtlich Privatsphäre zu haben brauche.

Beispiele hierfür sind Kochrezepte, Bedienungsanleitungen, Kaufbelege von diversen Artikeln, Ideen zu diversen Projekten und noch vieles mehr, was hier definitiv den Rahmen sprengen würde.

Evernote verwende ich nun seit gut fünf Jahren und ich konnte damit meine Übersicht und meine Anzahl von Papieren und Ordnern in physischer Form deutlich reduzieren.

Evernote gibt es sowohl für Windows, Mac, Iphone und Ipad als auch für Android.

Einen Überblick zu Evernote und die unterstützen Systeme könnt ihr auf der Homepage erlangen:

Homepage von Evernote

Wie organisiert man sich in Evernote genau?

Evernote ist quasi ein digitales und unendliches Notizbuch. Die einzelnen Einträge lassen sich wiederum in mehrere Themengebiete bzw. Oberkategorien durch Notizbücher untergliedern.

Benennt man beispielsweise ein Notizbuch „Rezepte“, kann man dort alle unterschiedlichen Rezepte in Form von Notizen hinterlegen. Dies können handschriftliche Notizen in Form von Scans und Fotos sein, als auch PDF Dateien, Fotos oder auch händische Eingaben.

Anbei ein Beispiel aus meinem Notizbuch Rezepte zum Kochen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die blau hinterlegten Begriffe sind Schlagwörter in Evernote. Durch Eingabe des Schlagwortes, diese müsst ihr bei der Erstellung natürlich erst definieren, findet ihr alle Notizen in denen das Schlagwort vorkommt.

Bedeutet natürlich am Anfang etwas mehr Arbeit, allerdings spart ihr bei jedem späteren Aufruf sehr viel Zeit, weil ihr nicht mehr händisch suchen müsst. Diese Notiz ist beispielsweise ein Screenshot der bekannten Website für Kochrezepte https://www.chefkoch.de/

In dieser Art und Weise sind bei mir sämtliche Notizen definiert und aufgebaut. Fragt mich jemand nach einer bestimmten Sache, rufe ich schnell Evernote auf und finde in Sekunden die gewünschte Information.

Finde ich persönlich ultra praktisch und effizient.

Screenshots fertige ich mittlerweile mit der kostenlosen Software von Evernote, dem Web-Clipper an. Hier kann man sich diesen als Plugin schnell herunterladen und einsetzen: Link zum Evernote Webclipper

Wie sieht meine aktuelle Ordnerstruktur in Evernote genau aus?

Die einzelnen Notizbücher lassen sich per Drag&Drop zu sogenannten Stapeln zusammenfassen. Dies bedeutet, dass diverse einzelne Notizbücher zu einer großen Oberkategorie gehören. Dies werde ich noch praktisch im nächsten Absatz erklären

Meine aktuelle und für mich bewährte Ordnerstruktur in Evernote:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Was bedeuten die einzelnen Ordner und was lege ich hier genau ab?

  • Allgemeiner Posteingang -> Hier sammle ich alle neuen Notizen und Scans ( ich verwende die App Scanable von Evernote Link zu Scanable) bei denen ich mir noch nicht sicher bin wo ich diese später ablegen will.
  • Finanzen -> Hier sammle ich Kalkulationen zu diversen privaten Projekten, Rechnungen zu meinem PKW und Motorrad als auch diverse Dokumente beispielsweise Rechnungen die ich für die Steuer brauche.
  • Ideen und Inspiration -> Hier sammle ich alle möglichen Sachen bzw. Gedanken die ich später einmal umsetzen möchte. Beispielsweise meine Idee für diesen Blog hatte ich hier aufgehoben und tue es heute noch als Sammelstelle für die nächsten Beiträgen. Sobald ich eine Idee konkret umsetze wandert das Notizbuch in den Projekte Stapel.
  • Materialsammlung -> Hierbei handelt es sich um meine zentrale Ablage für alle möglichen Notizbücher die ich nicht ständig brauche. Beispielsweise meine Rezepte und diverse Quittungen verwahre ich hier in dafür vorgesehenen Notizbüchern.
  • Projekte Stapel -> Hier rein kommen meine laufenden Projekte die ich gerade umsetze. Ein Beispiel hierfür ist der Ausbau unseres Balkons mit Ideen zu Möbeln und einem Grundriss mit Maßangaben. Meine anstehenden Urlaube komprimiere ich ebenfalls in diesem Stapel.
  • Zu archivierende Unterlagen -> Hierher kommen alle beendeten Projekte oder nicht mehr benötigten Notizbücher. Jeden Monat lösche ich diese entweder oder archiviere sie weiterhin in diesem Ordner falls ich denke diese nochmal gebrauchen zu können.
  • Papierkorb -> Hierher kommen alle gelöschten Notizen und Notizbücher. Einmal im Monat wird dieser von mir geleert.

Woher habe ich mein Wissen zum praktischen Einsatz von Evernote?

In den letzten fünf Jahren habe ich meine Ordnerstruktur und die konkrete Anwendung immer wieder überprüft und versucht diese auf meine persönlichen Bedürfnisse zu optimieren.

Dabei geholfen haben mir zwei Bücher die ich auf Amazon gefunden habe. Am Meisten hat mir dabei das Buch von Thomas Mangold geholfen. Seine Struktur und sein Workflow basieren auf der GTD-Methode (Getting things done von David Allen). Diese beiden Bücher kann ich euch persönlich wärmstens empfehlen, wenn ihr mehr Zeit und Übersicht in euren Alltag bringen möchtet.

Das Buch von Thomas Mangold zu Evernote:

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Das Buch von David Allen:

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Was kostet Evernote?

Grundsätzlich ist Evernote kostenfrei. In der Basisversion gibt es einige Einschränkungen, die sich allerdings gerade zum Beginn nicht wirklich bemerkbar machen. Beispielsweise ist die Synchronisation auf zwei Geräte beschränkt, dass bedeutet ihr könnt Evernote beispielsweise nur auf PC und Handy nutzen, nicht auf dem Tablet. Für den Anfang erachte ich die kostenfreie Basisversion als ausreichend.

Je nachdem wie euch Evernote dann gefällt und was ihr damit machen möchtet, besteht die Möglichkeit auf die kostenpflichtige Premiumversion upzugraden.

Besonders für den ständigen und mobilen Einsatz sind die Premiumfunktionen von Evernote sehr gut und nützlich. Mit einem Preis von 60 € pro Jahr übersteigt für mich persönlich der Nutzen deutlich die Kosten.

Anbei eine Übersicht der Funktionen, Umfang und Kosten:

Übersicht, Umfang und Kosten von Evernote

Mein Fazit zum praktischen Einsatz von Evernote:

Evernote hat mir in den letzten Jahren geholfen mein Leben besser zu organisieren und Informationen dann zu finden wenn ich diese brauche. Nach anfänglicher Einrichtung im Laufe der letzten Jahre, konnte ich viel Zeit sparen und sehr beruhigt in nächste Projekte gehen. Ich wusste zu jeder Zeit dass ich mich auf mein digitales Notizbuch verlassen konnte und kann.

Ich hoffe, dass ich euch den Einsatz von Evernote in diesem Artikel etwas näher bringen konnte und empfehle euch dies für euch selbst zu testen. Die kostenfreie Version reicht hierfür völlig um zu starten.

 

 

 

 

 

 


Tags

Einsatz von Evernote, Evernote, Praktischer Einsatz von Evernote


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